02外部人員
       因為有些發(fā)布會(2/5)所需的專業(yè)的設(shè)備器材，價格高昂且復(fù)用率不高，很多公司都沒有，這時候就需要搬“救兵”了。

主持人
       若能請到專業(yè)的主持，會讓活動增色不少，他們能充分發(fā)揮主持和組織的作用，活躍氣氛，引導(dǎo)記者和觀眾踴躍提問，并且善于巧妙地將話題引向主題，當(dāng)回憶出現(xiàn)緊張氣氛時，能及時緩和調(diào)節(jié)。

嘉賓
       分享嘉賓,結(jié)合行業(yè)屬性，邀請業(yè)內(nèi)優(yōu)秀的大咖前來分享，一定會成為活動的亮點。但需在前期了解清楚嘉賓的相關(guān)資料，包括特殊衣食住行的需求，這樣能給人感覺得到主辦方的充分重視，提升好感。

媒體嘉賓
       分為付費媒體和自有媒體，能把活動擴散出去，讓更多人知道，增加影響力和行業(yè)知名度。付費媒體一般是根據(jù)活動調(diào)性和傳播階段，通過付費或資源互換等形式，主動邀請專業(yè)垂直媒體或大眾媒體前來，可將流量引流到自己的自有渠道上。與之對應(yīng)的就是自家媒體啦，做好官宣也非常重要哦，因為只有你們自己才知道活動宣傳中想要突出的內(nèi)容和優(yōu)勢特點所在，也能引導(dǎo)外部媒體的走向。無論哪種媒體，都需要前期溝通清楚本次活動的 宣傳重點 ，也可向付費體提供產(chǎn)品體驗和重要嘉賓的專訪機會。但別忘了提前介紹采訪嘉賓的背景資料，以及過審采訪題問題（主辦方和分享嘉賓雙方）， 采訪時間 建議在上午10-12點或下午15-17點。

場地搭建
       有一些酒店本身自帶舞臺和顯示屏或投影布，如果會場要求不高的話，可以用酒店本身的這些設(shè)備。若要求較高則可找專業(yè)場地搭建方，包括舞臺搭建，背景板布置，展板、水牌擺放，體驗區(qū)設(shè)置等。

控臺組
       加強現(xiàn)場視覺效果，進一步烘托氛圍的視頻音頻和燈光，都需要有專門的負(fù)責(zé)人跟進和管理，以便第一時間跟進。

攝影攝像
       需要提前溝通好 機位設(shè)置 ，以及 拍攝重點，確保拍攝的內(nèi)容符合宣傳要求，且能及時拿到照片進行直播宣傳。

速記員
       速記員也是不可或缺的，可視情況請駐場的或直接錄音后遠(yuǎn)程整理稿件。有了速記稿就能第一時間給到各大媒體，整理出相關(guān)報道，抓緊黃金宣傳時間。最后還有化妝師、禮儀組和志愿者等共同協(xié)助發(fā)布會(2/5)順利開展，全方位向用戶傳達我們的專業(yè)。

物料清單—Put

       到了最繁瑣，最易出錯的物料環(huán)節(jié)，我們需要將活動中所有對外視覺宣傳要用到的東西進行匯總，便于前期準(zhǔn)備，及時發(fā)現(xiàn)遺漏的地方。這也和預(yù)算管理有著直接的關(guān)系，要根據(jù)預(yù)算盡可能想周全，部分物料若能復(fù)用，也能減少下次活動籌備時的成本。
針對不同類型的發(fā)布會(2/5)，所需物料不會全都一樣，我們整理出基本適用于大部分發(fā)布會(2/5)的通用清單，分為 線上 和 線下兩部分。

線上物料
       主要用于活動宣傳。包括介紹活動用的宣傳海報、嘉賓海報（個人或金句）以及宣傳H5/視頻等，甚至包括媒體渠道的廣告位設(shè)置和各種新媒體（公眾號）宣傳所需的物料，以及活動開始前一周用來渲染氣氛的 倒計時海報 。還有就是電子邀請函，這類物料主要用于邀請嘉賓，同時也帶有宣傳作用。所以設(shè)計上需要注意：
       1.被邀請人作為主體，應(yīng)放頁面中心位突出其榮耀，容易讓人產(chǎn)生轉(zhuǎn)發(fā)的欲望；
       2.提煉活動的重要信息，以簡約的形式放在醒目的位置，既方便被邀請人獲取相關(guān)信息，也方便其他感興趣的伙伴能聯(lián)系上主辦方。

線下物料
       就是需打印出來的物料。設(shè)計稿需注意轉(zhuǎn)曲和預(yù)留出血位，并注意制作周期，提前打樣對比確定后再走量。所有物料按區(qū)域分類并打印好相應(yīng)的物料清單，交給相應(yīng)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理，便于前期清點布置和后期回收整理核對。

場地安排—Place
       合適的場地能給活動帶來意想不到的驚喜，而其中有很多細(xì)節(jié)常被我們忽略，這會導(dǎo)致活動現(xiàn)場，從開始搭建到活動后期會造成一定的影響，甚至影響到活動的進行和參會人員的體驗。

01場地選擇
       但可以承辦活動的地方太多了，可以從以下幾個維度綜合考慮，找到適合自己活動的場地。

交通
       盡量在市中心，且交通便利的地方，離地鐵站或公交站的距離，停車是否方便（酒店是否有停車位、停車位滿了后附近是否有其他可停車的位置）

檔次檔期
       根據(jù)發(fā)布會(2/5)類型不同來選擇不同檔次的場地酒店，讓用戶踏足酒店的那刻就覺得值回票價，檔次偏高了沒預(yù)算，檔次偏低了用戶體驗不好。

       所以需要根據(jù)預(yù)算和活動類型來選擇酒店；另外就是酒店的檔期，不同酒店在旺季和淡季收費也有不同，需要根據(jù)檔期報價綜合考量。

容納人數(shù)
       根據(jù)活動預(yù)期的參與人數(shù)與酒店方匹配場地大小是否合適，但也要注意會場中央不要有影響聽眾視線的柱子或其它障礙物。這里和大家分享一個小米打造爆款發(fā)布會(2/5)的玩法，可借鑒一下，比如現(xiàn)場能裝100人，但只放80張凳子，后排就是站著，以此給人營造出人滿為患的感覺。

壞境
       場地的外部環(huán)境也需要考量，若酒店附近都在修路或環(huán)境欠佳（老舊或有荒廢的工廠等），自然會讓人引起不適，也對主辦方的專業(yè)度心生疑惑。

設(shè)備
       若酒店自身就帶有所需的舞臺或屏幕等內(nèi)容，就方便前期的場地搭建工作，自然也性價比更高；

住宿
       一是看酒店的住宿條件，二是看連通場地一起定能否有優(yōu)惠。提前給分享嘉賓安排好住宿，方便當(dāng)天直接來會場；也協(xié)助外地來的觀眾找好住宿，免去后顧之憂。

預(yù)約時間
       一般需提前2個多月預(yù)約場地，部分熱門場地或許還需提前半年或以上。說完條件了，那去哪找呢？除了自己挨個實地考察外，也可以在活動平臺（會小二、Y空間等）上找，把你的具體訴求告訴他們，讓他們幫忙篩選出合適的場地。

02場地布置
       在這里，我將場地布置分為指引系統(tǒng)+會場布置。

指引系統(tǒng)
       幫助引導(dǎo)用戶從出發(fā)點最快速進入到會場中，需要考慮到采用各種交通工具的引導(dǎo)路線。而從 最近 的地鐵站/公交站/停車場開始，到酒店門口，需設(shè)置好 指引 ，比如穿著醒目的志愿者 協(xié)助引路 ，在每個轉(zhuǎn)角位都有醒目的水牌或易拉寶引導(dǎo)。進酒店大門后，則需引導(dǎo)觀眾找到去會場最短的路，也需跟酒店大堂的工作人員溝通，讓他們協(xié)助引導(dǎo)，分散工作壓力。包括設(shè)置好酒店的電子廣告牌，電梯或轉(zhuǎn)角位置等都設(shè)有醒目的標(biāo)識。

       原文鏈接：http://www.rmfx.com.cn/meeting/plan/2020-09-28/16.html，文章未經(jīng)本站許可，禁止轉(zhuǎn)載!
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