安裝和拆卸會議設(shè)備

       銷售部門應(yīng)提前一天以書面形式通知工程部有關(guān)橫幅或背景板安裝的詳細事宜。
       明確標(biāo)志或背景牌的安裝要求，位置，數(shù)量，起訖時間。
       工程部門按要求審核現(xiàn)場是否有設(shè)置橫幅或背景板的條件。
       在符合安裝要求的情況下，工程部負責(zé)到美工處領(lǐng)取橫幅，在規(guī)定時間內(nèi)安裝完畢，并配合美工布置背景板，確保質(zhì)量。
       由工程部根據(jù)原定通知拆下橫幅或背景牌，如有變更，餐飲部開會小組應(yīng)以電話或書面方式通知工程部所需拆下的物品的名稱、時間、地點、要求、數(shù)量等細節(jié)。
       工程部及時安排人員到現(xiàn)場按要求拆下橫幅或背景牌，并按規(guī)定將它們送回(前廳部或美工)相關(guān)部門，以便回收利用。

會務(wù)專用設(shè)備進場安裝審核

       會議洽談時，營銷部門提前與工程部聯(lián)系，由營銷經(jīng)理與工程部就設(shè)備安裝方案進行協(xié)商，確定后，才能進場安裝。
       銷售部門應(yīng)提前1天書面通知工程部客戶關(guān)于設(shè)備的安裝、使用和配置要求(如飯店沒有重大設(shè)備配置，則應(yīng)提前相當(dāng)?shù)娜掌谕ㄖこ滩浚员銥橹鰷?zhǔn)備)。
       顧客的設(shè)備應(yīng)確保安全可靠，由顧客負責(zé)按照經(jīng)協(xié)商確定的方案安裝使用(安裝時，如損壞飯店的有關(guān)設(shè)備和設(shè)施，由營銷部門協(xié)調(diào)，由顧客全額賠償)。
       顧客設(shè)備進入時，雙方人員必須到達現(xiàn)場，并由顧客按照酒店規(guī)定的路線(重載設(shè)施、設(shè)備，需走酒店安全疏散梯)負責(zé)搬運。

酒店聲學(xué)設(shè)備的布置和準(zhǔn)備工作

       營銷部門應(yīng)詳細填寫會議通知，確定會議時間，地點，所需的會議設(shè)備和其他要求。
       工程部應(yīng)會議通知要求，提前檢查、審核會議所需的設(shè)備是否完好、滿足使用要求，如有特殊設(shè)備不能滿足客人要求，應(yīng)事先與市場部協(xié)商，并由市場部負責(zé)向客戶解釋，通過其他方式解決。
       工程部門在會議開始前30分鐘內(nèi)完成現(xiàn)場設(shè)備的安裝、布置、調(diào)試工作，并確保設(shè)備處于正常工作狀態(tài)。
       根據(jù)會議要求，派人負責(zé)全面服務(wù)(對于重要會議，有貴賓賓客出席的會議，要做好設(shè)備的備份，確保萬無一失)。
       在緊急情況或特殊要求下，由銷售人員協(xié)調(diào)和向客人解釋，并給予工程部一定的緩沖時間，盡力解決問題。
       對于自帶設(shè)備的會議客戶，工程部負責(zé)安排專人配合工作，并提供便利(詳情見第二條)。

酒店會議音響、投影儀等與客戶會議服務(wù)同步使用的設(shè)備

       所有會議在客人入場之前，都要提前播放背景音樂。
       按照會務(wù)通知要求，提前將完好的音響、話筒、多媒體投影儀等設(shè)備安裝調(diào)試到位，并與客人設(shè)備連接后做好調(diào)試工作，會前30分鐘調(diào)試完畢，等待客人使用。如果客人要求提前調(diào)試，由銷售部負責(zé)通知工程部，以滿足客人的要求。
       大型會議音響設(shè)備的調(diào)試，由工程部、銷售部和客戶會務(wù)組共同協(xié)商后，雙方確定調(diào)試要求，并按要求操作，直至滿意為止。
       會議期間有調(diào)音場地，工程部派人負責(zé)會議服務(wù)，并根據(jù)會場條件合理運作。
       重大會議，派專人全程跟蹤服務(wù)，保證會議的順利進行。

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